Az előző részben arról volt szó, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a prezentációra való készülés előtt, illetve annak megtervezésekor. A tervezésnek egy külön lépése a diasorozat összeállítása. Sokan gondolják, hogy ebben ki is merül a készülés az előadásra. Akik így gondolják, nagyon tévednek. A vetített anyag összeállítása a készülés nem elhanyagolható része, de a felkészülés nem merül ki ebben: erről lesz szó az alábbiakban.

Biztos mindenkinek volt része már abban, hogy cikkrészleteket olvasott a falra vetítve, és alig bírta kisilabizálni a feketén-fehéren, kis betűkkel írott szöveget. Talán az is megesett már az olvasóval, hogy olyan színes-szagos diasort volt kénytelen olvasni, amitől egy idő után látászavarok léptek fel nála. Vagy esetleg másnak is fordult már fel a gyomra az állandóan pörgő-forgó animációktól, a fentről, lentről vagy oldalról beúszó, pattogó vagy éppen felvillanó, majd szétpukkanó szövegektől. Természetesen nem vagyunk egyformák abban sem, hogy hogyan hatnak ránk a különböző stílusú diasorok. Egy biztos: a túlzásokkal óvatosan kell bánni, mert a legjobb előadást is tönkreteheti a közönséget nagyon megosztó diasor.

Az oldal az ajánló után folytatódik...

Nem a ruha teszi az embert?

A diasorozat – ahogyan a ruházatunk, a mozdulataink vagy az arckifejezéseink – árulkodó. Vannak divatok, trendek, amelyek általában a prezentációkészítő alkalmazások újabb és újabb verzióival jönnek és mennek. De amennyire tapasztaljuk, két trend nem változik.

Az egyik az, hogy az előadók hisznek abban, hogy a dia kinézetének és tartalmának össze kell függnie, hogy jó, ha az egyik valamilyen homályos, asszociatív kapcsolatban van a másikkal. Filozófiai előadásom tele van magvasabbnál magvasabb gondolatokkal – a mélykék tengeri háttér alkalmas. Ha pedagógiáról beszélek, választok valami vicces kézírásos fontot és mosolygó gyerekfejet teszek a sarokba. Ha a környezetvédelmet akarom reklámozni, biztosan zöld lesz a hátterem. Komoly, egyetemi előadásom háttere a bordó színházfüggöny minta. E trend szerint általában a meglévő színsémákból választunk egy, az alkalomhoz illőt. Ezzel persze önmagában nincs probléma, de a használt sémák eleve problémásak lehetnek (nem jól látszik az adott háttéren az adott betűszín), illetve az előadást tervező figyelmét elvonja más, fontosabb szempontokról. Íme néhány példa:

A dia nem olvasható jól,
ha a háttérszín és a betűszín nem üt el eléggé egymástól.

A többszínű háttér még inkább ront a helyzeten.

Nem minden betűtípus való a diákra.

A nem megfelelően kiválasztott külső gyakran
szándékunkkal ellentétes hatást vált ki.

A másik tendencia épp az ellenkezője az előbbinek. Követői unalmasnak és sematikusnak tartják az előbbi trend követőit. Erősen hisznek abban, hogy a diasorozat kinézetének tükröznie kell az előadó személyiségét. (Pontosabban egy képet kell sugallnia az előadóról.) Ebbe a trendbe illeszkednek az egyéni (akár diánként változó), rikító hátterű diasorozatok, a fényképes hátterű diák. És egyáltalán: a lehető legtöbb „gyári beállítás” átállítása.

A képes háttéren jelentkezik a többszínű háttér minden hátránya.

A képes háttérnek egyszerűen túl sok buktatója van.

Erre a háttérre írhatunk fehér betűkkel,
de a közönség végig azzal fog foglalkozni,
hogy vajon mi is van a képen.

Ha több képet alkalmazunk, arra is ügyelnünk kell, hogy hasonló stílusúak legyenek.

Valljuk be, nincs nagy különbség az eredményben – amíg a PowerPointot vagy a korábban már bemutatott OpenOffice Impresst használjuk. Mindkét trend követői beleesnek ugyanabba a hibába: túlértékelik a prezentáció kinézetét (a háttereket, a betűtípusokat és -színeket és az animációkat), és csak kihasználják a szoftverek nyújtotta lehetőségeket. És kevesebbet koncentrálnak a felépítés végiggondolására. (Arról, hogy milyen végzetes hibákra csábítanak ezek az alkalmazások, egy későbbi írásban lesz szó.)

Kesztyűt a kézre, zoknit a lábra

Most tehát térjünk rá arra a kérdésre, hogy általában mivel nem foglalkoznak eleget a prezentációkészítők. Ez pedig a diasor összeállítása, megszerkesztése, illetve az egyes diák felépítése. Az előadás szerkezetének fontosságáról már korábban szóltunk. A diasornak ehhez a szerkezethez kellene alkalmazkodnia, azaz követhető, egy pillantással átlátható szerkezete kell, hogy legyen. Például nem árt , ha a bevezetőhöz tartozik egy vázlat az előadás tartalmáról. A nagyobb részeket alcímek válasszák el. Jó, ha jelölve vannak a visszautalások vagy az egyéb hivatkozások is . A diasor összegzésénél szintén nem árt egy, az egész előadáson vázlatosan végigfutó dia. (Erről részletesebben a sorozat utolsó részében szólunk.)

Min mérhető le, hogy a diasor jól lett-e megszerkesztve? Elsősorban azon, hogy mennyire vonja el, zavarja meg a figyelmet. Ezt az előadó onnan tudhatja meg, hogy megfigyeli, hova néz legtöbbször a közönség: őrá vagy a diákra, ha a diákra, akkor mire kapják fel a fejüket, mennyit időznek egy dia „olvasásával”. Minél kevésbé feltűnő, minél harmonikusabb egységet alkot az előadó mondandójával, minél kevésbé kell rá külön figyelni, annál használhatóbb, annál jobban segíti az előadás követését, megértését. De ezzel az elképzeléssel sokan vitába szállnának. Lássuk, miért!

Mi is a célja a diasornak?

Azért, mert sokféle elképzelés él az emberekben arról, hogy mire is való, kinek is szól elsősorban a diavetítés, a slideshow.

Sokak szerint az előadásban nagy szerepe nincs, hiszen ott az előadó úgyis elmondja a fontosabb tudnivalókat. Akkor lepleződik le ez a hozzáállás, amikor ilyeneket hallunk előadóktól: „Ezt most nincs idő felolvasni, de idemásoltam, ha valakit érdekel, otthon el tudja olvasni.” – azzal már lapoz is tovább. A diasorozat szerepe az ő szemükben az, hogy valami „kézzelfogható” emlékeztetőt nyújtson az előadás után. Azaz nem más, mint a prezentációs korszak beköszönte előtt oly népszerű handout (kiosztmány). Aki így gondolkodik a diák szerepéről, természetes, hogy gyakran teleírja a diákat hosszú szövegekkel, inkább mondatokban fogalmaz, mindent elmagyaráz, sokszor hosszabban idéz, lábjegyzeteket is használ néha, az animációkat pedig egyáltalán nem használja. A közönség pedig ezeket a diákat általában valóban csak otthon tudja áttanulmányozni – ha egyáltalán.

Az előző típushoz hasonló gondolkodást tükröz az elképzelés, miszerint a diasorozat elsősorban arra való, hogy segítséget nyújtson az előadónak. Segítsen követni a gondolatmenetet (ne maradjon ki semmi, és ne legyen csapongó), segítsen betartani az időt, illetve egy esetleges leblokkolás esetén is jól jöhet, ha egyszerűen csak fel kell olvasni. (A felolvasás hatásairól itt lehet olvasni.) Az ilyen filozófiával készített diasorozat kicsit rövidebb az előzőnél (csak az van benne, amit az előadó valóban ott, helyben el akar mondani), de alapvetően hasonló hozzá: sok, folyó szöveg, kevés kép, esetleg ötletszerű animáció, amely a vetítést és a felolvasását csak megzavarja.

A harmadik elgondolás szerint a diasor elsősorban a közönségnek szól, nekik nyújt segítséget az előadás követésében. Ha a közönség fejével és szemével állítjuk össze a diasort, biztosan nem írunk hosszú mondatokat, tömörítünk, akár címszószerűen és nem zsúfoljuk tele a diáinkat szövegekkel. Használjuk az animációkat akkor, ha szükség van rájuk – például, ha fontos, hogy ne olvassanak el valamit előre. Ugyanakkor magunkra mint előadókra is gondolunk, hiszen a közönségnek csak akkor lesz jó, ha az előadónak is jó, használható a diasor. Így egységes recept persze ebben az esetben sincs.

Ennek az elgondolásnak is van egy elfajzott változata. E szerint a diasorozat szerepe elsősorban a figyelem fenntartása – bármilyen alpári vizuális eszközzel. Ennek a filozófiának a követői azt hiszik, a közönség attól fog figyelni, ha valami mozog. (Ez tapasztalataink szerint egyáltalán nem igaz.) Hallottunk olyan elképzelést, miszerint a dián minimum 30 másodpercenként meg kell mozdulnia valaminek, különben az előadás nem elég dinamikus, nem eléggé magával ragadó. Ennek az elképzelésnek a hívei csinálják azokat a színes-díszes, beúszó, elforgó, bepörgő, felrobbanó előadásokat, amelyek után komoly vágyat érzünk elhagyni a helyszínt, és a mellékhelyiségbe távozunk.

Na de akkor mégis hogyan?

Az olvasó nyilván nem lepődik meg azon, hogy mi a fenti harmadik elképzelést valljuk. A diasorozatot természetesen a kommunikáció szolgálatába kell állítanunk. Úgy kell összeállítanunk, hogy a mondanivalónk minél világosabb, tisztább legyen, minél könnyebb legyen rá odafigyelni, és minél hatékonyabban lehessen megjegyezni. Ehhez a célhoz pedig csak úgy juthatunk el, ha a diasor nem él önálló életet, nem vonja magára túlzottan sem az előadó, sem a közönség figyelmét, hanem szerves része az előadásunknak.

Hátránya az ilyen diasornak, hogy sem emlékeztetőnek, sem házi olvasmánynak, sem vizsgakészüléshez háttéranyagnak nem használható. Nem lehet felolvasni se, tehát muszáj az előadónak saját szavaival előadnia. Most anélkül, hogy általános receptet kívánnánk adni, néhány megfontolandó kérdést felvetünk az ilyen szellemben készülő diák összeállításával kapcsolatban. Lássuk először a szöveges részeket!

A szöveges részek összeállítása

Döntenünk kell abban, milyen mennyiségű szöveget használjunk. Ebben is természetesen azt kell mondanunk, hogy a kevesebb rendszerint több. Csak olyasmi kerüljön tehát a diánkra, ami hangsúlyos információ, ami csomópontot képez a gondolatmenetünkben. Gyakran felmerül a kérdés, hogy mondatokat vagy címszavakat használjunk-e. Vannak radikálisok, akik csakis a címszavakat fogadják el, azokból is diánként kevesebb, mint hatot. Időnként azonban hatékonyabbnak bizonyul áthágni ezt a szabályt: a rövid mondatok, szókapcsolatok elfogadhatóak, befogadhatóak, de semmiképp ne használjunk hosszú, összetett, több soros mondatokat.

Fontos még, hogy a szöveges elemek tagoltak legyenek, hogy megfelelően legyenek elrendezve, ne folyjanak össze. A tagolás egyik eszköze az üres helyek hagyása: ne sajnáljuk a helyet, ne így tömörítsünk! A másik eszköz pedig a kiemelés. A prezentációkészítő alkalmazások rengeteg lehetőséget adnak nekünk a kiemelésre. Túl sokat is. Arra érdemes figyelni, hogy a kiemelések egyértelműek, egyszerűek, jól láthatóak és következetesek legyenek. Nem jó, ha a közönség azon gondolkodik, hogy mi miért van dőlttel vagy vastaggal, vagy ne adj’ isten dőlt-vastaggal szedve. Használjunk egyféle kiemelést – és ez, javaslatunk szerint ne a dőlt legyen, hanem inkább a félkövér szedés. (A dőlt betűk ugyanis sokkal nehezebben olvashatóak, könnyen összefolynak a kivetítés során.)

A képi eszközök kiválasztása

Ki kell választanunk a vizuális eszközöket is. Azt ajánljuk, hogy a szövegekhez képest ezeken legyen inkább a hangsúly, hiszen a diavetítés legnagyobb előnye az, hogy meg tudunk jeleníteni, be tudunk mutatni dolgokat, ahelyett, hogy csak beszélnénk róluk. Tehát a fő elv, hogy amit el lehet mondani vizuálisan, azt ne szövegesen írjuk le. Ehhez persze ki kell lendülnünk a megszokott sémákból, és el kell gondolkodunk gondolataink megjeleníthetőségén. Ez a prezentációkészítés talán legkreatívabb és legizgalmasabb része.

De sajnos ennek is megvannak a maga veszélyei. Egyrészt a vizuálisan közölt információt is lehet halmozni olyan mértékben, hogy túlterhelje a közönség figyelmét. Tudatosítanunk kell, hogy egy kép (legyen az ábra, grafikon, diagram vagy más) mennyi információt tömörít. Ha azt találjuk, hogy túl sokat, akkor egyszerűsítenünk kell. Másrészt az ellenkezője is megesik: sokszor eshetünk abba a hibába, hogy a képek csak díszítésként kerülnek a diákra, különösebb szerepük az előadásban nincs. Ezek hasztalanok. Azt javasoljuk tehát, hogy csak az kerüljön a diára (a lehető legegyszerűbb formában), aminek szerepe van az előadásban. Így nem zavarja meg, nem vonja el a figyelmet.