Képzeljünk el egy közepes méretű termet tele emberekkel! Elöl áll az egyikük, az előadó, aki az idő nagy részében beszél, és szövegeket, néha ábrákat, képeket vetít a falra, és vele szemben ülnek a többiek, a hallgatóság. Ahogy a nevük is mutatja, ők azok, akik hallgatnak: teljesen passzívak. Ennek a furcsa felállásnak pedig az a célja, hogy információkat cseréljenek egymással. Bizarr, annyi szent: egyrészt a hétköznapi párbeszédhez képest, másrészt a hivatalos írásbeli formákhoz (pl. cikkírás és -olvasás) képest is. Valahol talán a kettő között lehet: jóval kötöttebb, mint egy hétköznapi párbeszéd, de kevésbé szigorú, mint egy komolyabb írásbeli közlemény. Az emberek mégis időről-időre ilyen helyzetekbe kerülnek: munkaértekezleteken, konferenciákon, egyetemi vagy akár középiskolai órákon.

Forrás: iStockPhoto

Ha végiggondoljuk a prezentációs helyzetet, könnyű rájönnünk, mi okozhatja a nehézségeket. Ebben a cikkben elsősorban arról esik szó, hogyan éli át lelkileg az előadást az előadó, illetve a közönsége. A sorozat későbbi részeiben szó lesz arról, hogy hogyan járul hozzá a prezentációk sikeréhez vagy sikertelenségéhez a tartalmuk összeállítása. Körüljárjuk, hogy mennyit segíthet vagy ronthat az előadás hatásán a diavetítés. A későbbiekben pedig tanácsokat fogalmazunk meg azzal kapcsolatban, hogyan kerülhetők el az alapvető hibák.

Az előadó gondja

Sokaknak ismerős lehet a következő helyzet – akár előadóként, akár közönségként: az előadó merev testtartással áll egy kisebb, az erőltetésig kényelmesnek és lazának látszó terpeszben kissé oldalra fordulva, és emelt, de mégis természetesnek ható hangon magyaráz. Ennek ellenére a helyzet természetellenes marad. Persze – első látásra – nem is azért van ez az egész kitalálva, hogy bárki is élvezze.

Legalábbis az előadóra igen nagy nyomás helyeződik: A teremben a legtöbb ember figyelme őrá szegeződik: ez mindenképpen a hétköznapi párbeszédeknél nagyobb stresszt okoz. A figyelő közönségnél már csak azok hatnak rosszabbul az előadókra, akik esetleg nem figyelnek: izegnek-mozognak, sutyorognak, uzsonnáznak stb.

Ezen kívül általában az előadónak előre meghatározott és igen kevés ideje van arra, hogy átfogó képet adjon arról, amiről beszél. Azaz, hogy meggyőzze a hallgatóságot arról, hogy munkája, terméke nagyszerű, hasznos, egyedülálló – de minimum figyelmet érdemlő.

A nyomást tovább fokozzák a technikai eszközökkel, a projektorral és a számítógéppel kapcsolatos aggodalmak. Vajon látszani fog-e az a diagram, vagy hogy vajon elmászott-e a szöveg?

Ez a fajta túlzott stressz sok emberből ugyanazt a reakciót váltja ki: „Csak legyünk már túl rajta!” Az előadók – vérmérsékletüktől, és gyakorlottságuktól függően – különbözőképpen viselkedhetnek – a túlélés jegyében. Alapvetően három jellemző mintázatot figyelhetünk meg: van aki felkészült, van a felolvasós és a cetlizős előadó (róluk még szólunk).

A közönség gondja

Az előbbieket figyelembe véve a közönség reakciója megjósolható: az elején még szinte mindenki próbál figyelni, majd egyre többen adják fel, és hasznosabban próbálják tölteni a bezártság idejét: nyomogatják a mobiljukat vagy a számítógépüket, halkan beszélgetni kezdenek, elfogyasztják a szünetben zsebrevágott pogácsát és aprósüteményt, megisszák a kávéjukat, majd jóízűen elalszanak.

Felmerülhet a kérdés, hogy miért ilyen türelmetlenek az emberek. Még ha nem is olyan profi az előadó, miért nem türelmesebb a közönség, miért nem képesek jobban figyelni? Mielőtt messzemenő következtetéseket vonnánk le az emberiség javíthatatlanságát illetően, gondoljunk bele, milyen feladatokat ró a közönségre egy prezentáció befogadása.

A prezentációk alatt eleve kétfelé kell figyelni: a diavetítésre és az előadóra. Az előzőekben láthattuk, hogy e kettő összhangja igen nehezen valósul meg az előadóra nehezedő stressz miatt. Nézzük tehát végig a fent említett három tipikus esetet és a közönség reakcióját!

Az oldal az ajánló után folytatódik...

A felkészült

Elterjedt nézet szerint „ciki”, ha az előadó felolvas, ugyanis ez azt jelenti, hogy felkészületlen, ami pedig hiteltelenné teszi az előadását. Ezért a jó előadó gondosan ügyel arra, hogy ne olvassa fel szó szerint a diáit – nehogy rossz hírbe keverjék. De természetesen a diákat azért nyomon kell követnie az előadónak is. Gyakori tehát, hogy oldalt állnak; ez a helyzet lehetővé teszi, hogy mind a diákat, mind a közönséget lássák. Előfordul azonban, hogy egyre inkább a vászon (tábla) felé fordulnak, és egyre kevesebbet törődnek a közönséggel. Minden figyelmüket leköti az, hogy a diára írt információkat kiegészítve minél több mindent el tudjanak magyarázni – az előadás végére sokszor már háttal állva a célközönségnek.

Amikor az előadó saját szavaival mondja el, értelmezi a diákra írott szöveget vagy ábrát, a közönségnek kétfelé kell figyelnie: elsőként el kell olvasnia a diát, és eközben hallgatnia kell, hogy mit mond az előadó. Ugyanazt mondja, csak más szavakkal? Kiegészíti a leírtakat? Ez a huzamosabb ideig tartó kétfelé figyelés sok embernek igen fárasztó. A kép és a hang nem segíti a megértést, hanem zavarják egymást, hiszen párhozamosan kellene rájuk figyelni. A közönség azon tagjai, akik nem képesek így megosztani figyelmüket, az első néhány dia alapján igyekeznek dönteni, hogy inkább olvassanak, vagy inkább hallgassák az előadót. Döntenek, és onnantól kezdve csak az egyikre figyelnek. (A másik megmarad zavaró tényezőnek.) Vagy nem figyelnek sem az előadóra, sem a diákra, és „hasznosabban”, mással töltik az időt. És mivel az előadó egyre kevesebbet tekint a közönségre, egyre inkább saját diasorának bűvölésébe mélyed, esély sincs arra, hogy a személyes kontaktus visszatérítse, irányítsa a kalandozó vagy lankadó figyelmet.

Forrás: Wikimedia commons / Esenabre

Miért fordul el az előadó a közönségtől? – Ennek több oka is van. Egyrészt nagyon kell figyelnie a diákat, hogy nehogy ugyanazt mondja el, vagy nehogy elkalandozzon. Másrészt pedig a közönség jelenléte – akárhonnan nézzük – megterhelő. Az előadó, aki nem vagy keveset néz a közönségre, fél. Fél attól, hogy negatív visszajelzést kap. Ami esetleg belezavarja mondandójába, és rontja a teljesítményét. A valóságban fordítva van: azt tapasztaljuk, hogy az az előadó tud sikeresebb lenni, aki képes elszakadni a diáitól, és képes kapcsolatot tartani a közönségével.

A felolvasó

Ugyan felolvasni ciki, mégis sokan valamiféle kényszerből ezt a megoldást választják. A felolvasó biztosra akar menni: nem akar eltévedni a gondolatmenetben, nem akar kifutni az időből. A felolvasónak abban igaza van, hogy a felolvasás nem feltétlenül jelenti a felkészületlenséget. Sokkal inkább az előadó stressz-szintjét mutatja. (A felolvasás sokszor nem előzetes döntés.)

A helyzet részben persze hasonlít az előzőhöz, részben éppen az ellenkezője annak. Az előadó figyelme ilyenkor szintén a diák felé fordul, de nem kiegészíti és magyarázza őket, hanem – például attól való félelmében, hogy nem fogja tudni tartani az időt – az előadás első harmadában már elkezd felolvasni. Ekkor szó szerint ugyanaz hangzik el, ami a diákon szerepel. Ismerős, ugye?

Ez az eset bizonyos szempontból szerencsésebb, mint az előző. Hiszen itt legalább „ugyanaz jön” a kétféle médiumból: nem kell tehát elemezgetnie a közönségnek, hogy mennyiben tér el az elhangzott szöveg a leírttól. A probléma csupán annyi, hogy az ember magában sokkal gyorsabban végigolvassa a diákat, mint maga az előadó, akinek hangosan kell ugyanezt megtennie – ráadásul lehetőleg lassítva, hiszen mégiscsak előadást tart, ilyen helyzetben igen nagy hiba lenne hadarnia.

A helyzet kínossága – akár csak az előbbi esetben – akkor enyhíthető, ha az előadó képes elszakadni az olvasástól, illetve a fal bámulásától. De mivel abból indultunk ki, hogy ez számára lelki szükséglet, nem várhatunk lehetetlent. A kár enyhítésére lehetősége lehet – még a legstresszesebb előadónak is –, ha kívülről megtanulja az előadást, és a háta mögötti fal nézése helyett a vele szemben levőt nézi. Igazán jó előadást persze csak akkor tart majd, ha a falak helyett az emberekre is rá tud tekinteni. (Arról, hogy hogyan is lehet ezt megvalósítani, a sorozat további részében még szólunk.)

Forrás: iStockPhoto

A cetlizős

A harmadik stratégia trükkösebb az előbbieknél. Gyakorlott előadók már ismerik a fenti két csapdát, így megpróbálják elkerülni őket: kis jegyzetlapokat tartanak maguk előtt, hogy ne kelljen a falat bámulniuk. Nem akarnak még véletlenül sem hátat fordítani, vagy a diákról olvasni, ezért biztonságból kis papírcetlikbe, jegyzetlapokba kapaszkodnak, amelyekbe szinte észrevétlenül bele-bele lehet pillantani.

Csakhogy a papírcetlik ugyanolyan veszélyeket rejtenek, mint a falak. Amikor az előadó kezdi kényelmetlenül, bizonytalanul érezni magát, a jegyzetlapokba mélyed, azokat olvassa fel. A jegyzetlapok mögé, ha elég nagyok, hatékonyan el lehet bújni; ha kellően kicsik, nagyon jól lehet őket gyűrögetni, ezzel olyan zajokat produkálva, amelyek csak növelik a zavart. A mikrofon – ha esetleg abba kell beszélni – még felerősíti ezeket a zörgéseket. Ha viszont a mikrofont kézben kell tartani, akkor a jegyzetek lapozása válik nehézkessé; ezzel az előadó értékes időt veszít, ami szintén növelheti zavarát, kapkodását.

Ebben az esetben a diavetítésre valószínűleg csak az elején figyel a közönség. Ekkor is igyekszik mielőbb megállapítani, hogy hogyan viszonyul a felolvasott szöveghez a diára írt szöveg. És eszerint dönt: mit olvas, mit hallgat, vagy esetleg feladja a figyelmet. Ebben az esetben gyakori sajnos, hogy az előadó nem tudja kellő ritmusban váltogatni a diákat, mert maga is elfeledkezik róla – ekkor újabb tagjait veszítheti el a közönségnek.

Forrás: iStockPhoto

Varázslatos módon viszont, amint elege lesz a jegyzeteiből – például mert összekavarodik a sorrendjük, vagy az idegesség miatt kihullanak a kezéből – az előadásra sokkal könnyebb lesz odafigyelni.

Összefoglalás

Ha eddig nem tudtuk volna, a fentiekből láthattuk, hogy a prezentációk megtartása nehéz mesterség. Mivel mégiscsak egy furcsa párbeszédről van szó, a beszélgető partnerek (az előadó és a közönség) hatnak egymásra nemcsak a szavaikkal, hanem az egész viselkedésükkel. Ha a helyzetben egyik fél nem érzi jól magát, és próbál menekülni, az a másik félre is ki fog hatni. Így egyikük sem nyer: az információk nagy része pedig elvész. A sorozat következő részében arról lesz szó, milyen információk vesznek el a prezentációk során.