Arról, hogy mik a jó önéletrajz legfontosabb kritériumai, már olvashattunk. Önmagában azonban ez nem elég. Utánajártunk, milyen dokumentumok tartoznak még a cévéhez. Szabó Gyöngyvérrel, a GlaxoSmithKline Magyarország, Adria és Balkán régió HR igazgatójával beszélgettünk arról, mi alapján választják ki a több száz pályázat közül a megfelelőt. Megkérdeztük, milyen tapasztalatai vannak. Munkakeresés-kommunikációs sorozatunk második része.

Az első fontos teendő, amikor meghirdetünk egy állást, hogy kiválasszuk a megfelelő „jobprofile-t”, vagyis munkaprofilt, azaz pontosan milyen végzettség, nyelvtudás és tapasztalat szükséges az adott munka elvégzéséhez. Ezen kritériumok alapján kezdődik az önéletrajzok szelektálása. A jó HR-es szeme már rááll arra, hol mit kell nézni.

Vannak olyan cégek, amik speciálisan csak a saját önéletrajzsablonjukat fogadják el, így egyszerűbb az adatok áttekintése és összevetése. A legtöbb helyre azonban megfelel a saját, táblázatszerű cévé. A válogatás során a régi, folyó szöveggel írt önéletrajzok kiesnek. Kivételt képezhet, ha az illető szakmai tapasztalatai olyan kiválóak, hogy a fejvadász vagy a személyzetis megkéri őt, írja át hagyományos önéletrajzát Europass formátumúra, és jelentkezzen újra az állásra. Ez az eset viszont nagyon ritka.

Amire figyelni kell

„Egy önéletrajz elkészítésekor a legfontosabb, hogy a HR-es fejével gondolkodjunk, azaz próbáljuk meg kitalálni, mit vár el tőlünk a munkáltató” – állítja Szabó Gyöngyvér. Nem szabad sem a hazugság, sem a túlzott igazmondás hibájába esni. Nem kell például feltüntetni, hogy két éven keresztül nem volt munkánk, csak ha az állásinterjún rákérdeznek, tudjunk mit mondani. Az ilyen és ehhez hasonló homályos foltokra érdemes előre felkészülni, és frappáns magyarázatokat találni.

Lényeges, hogy önéletrajzunk figyelemfelkeltő legyen – persze bizonyos korlátok között. Egy extrém példa, amikor egy hölgy egy piros Ferrariban készült A4-es fotót küldött magáról. Pályázatként csak ennyit írt: „Orvosi asszisztensi állásra jelentkezem”.

Sokszor előforduló hiba, hogy a pályázók elfelejtik megadni elérhetőségeiket. Ezek nélkül azonban – lehet bármilyen kiváló önéletrajzuk – semmi esélyük.

Mi is az a motivációs levél?

Az önéletrajz része a motivációs vagy kísérőlevél. Ennek formájáról, tartalmi elemeiről számos internetes portálon tájékozódhatunk. A leglényegesebbeket mi is összegyűjtöttük.

Egyes munkáltatók kérnek motivációs levelet, mások nem. „Tulajdonképpen a jó önéletrajz többet nyom a latban, mint a motivációs levél – állítja a szakértő –, de olyan is akad, aki ez utóbbit olvassa el először, és ez alapján dönt.” Ezért praktikus, ha mindig mellékelünk önéletrajzunkhoz egyet.

A motivációs levél fejti ki részletesen a cévénkben feltüntetett szakmai pályafutásunkat, és rámutat olyan dolgokra, amik a pozíció szempontjából fontosak lehetnek, valamint bizonyos szinten tükrözi személyiségünket. A jó motivációs levél figyelemfelkeltő, személyre vagy cégre szabott, ösztönző, személyes hangvételű és informatív. Tartalmaznia kell, miért jelentkezünk az állásra, miért mi lennénk a legjobbak a pozícióra, miért minket válasszanak.

A motivációs levélnek meg kell egyezni az önéletrajz formájával betűtípus és sorköz tekintetében. Legyen sorkizárt, maximum fél oldal, tartalmazzon négy-öt bekezdést, legyenek benne kiemelések, és feleljen meg a hivatalos levél kritériumainak (lásd alább). Ahogy önéletrajzunknak, úgy motivációs levelünknek sem szabad helyesírási hibákat és betűtévesztéseket tartalmaznia.

A jó motivációs levél

Egy jó motivációs levél a következő egységekből áll: fejléc; megszólítás; a levél maga (ezen belül: hivatkozás; önéletrajz összefoglalása; motiváció, célok meghatározása; saját személyiség jellemzése); elköszönés; aláírás.

A fejléc bal oldalán tüntessük fel saját adatainkat, nevünket, címünket, elérhetőségeinket. Néhány sorral lejjebb kerül a címzett neve, pozíciója, a levél tárgya.

A megszólítás legyen névre szóló. Ha nincs megadva az álláshirdetésben semmilyen információ a hirdetőről, próbáljuk meg kideríteni. Egy névre szóló motivációs levél sokkal személyesebb, mint egy általános megszólítást tartalmazó.

A hivatkozásban fel kell tüntetni, honnan hallottunk az állásról, és miért pályázunk rá. Ezt követi az önéletrajz összefoglalása az adott állás szempontjából. Nagyon fontos, hogy a motivációs levél ne az önéletrajz újraírása legyen. Ügyelni kell arra, hogy ne ismételjük magunkat. Szolgáljunk olyan információkkal, amik kimaradtak a cévéből. Ne használjuk se idegen, se töltelékszavakat, se közhelyeket. Ezek mind pályázatunk értékét csökkentik.

A motiváció és a célok meghatározása arra vonatkozik, mivel tudnánk mi, pályázók többet adni a vállalatnak, mint mások, miért minket válasszanak, milyen terveink lennének, ha minket alkalmaznának. Ezt a részt nyugodtan össze lehet vonni személyiségünk jellemzésével, és az indoklást megfelelő tulajdonságokkal alátámasztani. A túlzást azonban kerülni kell.

Az elköszönés fölé, a lap bal oldalára írjunk dátumozást. Maga az elköszönés ne legyen tényleges köszönetnyilvánítás. A fejvadászok, személyzetisek nem szeretik az ehhez hasonló ömlengéseket.

A motivációs levelet – ha módunk van rá – írjuk alá, és mindig eredeti példányt használjunk.

Ha e-mailben küldjük el pályázatunkat, figyeljünk az e-mail szövegére. Sokan csak ezt olvassák el, és ez alapján szelektálnak az önéletrajzok között. Ezért fontos, hogy e-mailünk frappáns, figyelemfelkeltő, rövid és udvarias legyen. Tulajdonképpen egy leegyszerűsített, lerövidített motivációs levélnek felel meg, e-mail formában.

Ha önéletrajzunk és motivációs levelünk is elnyerte a HR tetszését, akkor behívnak minket egy szóbeli beszélgetésre, vagyis az állásinterjúra. Szabó Gyöngyvér sok érdekes információval szolgált ebben a témában is. Munkakeresés-kommunikációs sorozatunk következő részében erről olvashatnak.